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¿Trabajar desde casa? kit de herramientas para optimizar tu tiempo y recursos

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La libertad de horarios, de lugar donde trabajar, de poder crear, eso suena maravilloso. ¿Ser Freelance es tu gran sueño? si ya lo estás haciendo, verás que inicias con una gran motivación, sin embargo, existe el riesgo de desenfocarnos de nuestro objetivo utilizando mal nuestro tiempo (y muchas veces: dinero) en herramientas digitales que quizás no eran las más adecuadas para tu proyecto.

La tecnología es crucial cuando se trata de trabajar remotamente, ella avanza constantemente con un abanico de herramientas que te ayudará a optimizar el funcionamiento de tu negocio; y aquí voy a señalarte las que yo mismo utilizo en mi día a día.

 

Herramientas de comunicación

Gmail

Para cualquier negocio online tener un correo electrónico es esencial, sé que ya lo sabes. pero no está demás señalarlo, pero puedo aconsejarte que si derivas tus correos corporativos a una sola cuenta puedes administrarla de manera que te ahorre tiempo y resulte más eficaz.

Slack

Slack es una excelente aplicación si trabajas con un equipo.

Cuenta con una versión gratuita, aunque si deseas explotar al máximo sus funcionalidades como hacer llamadas de grupo, te conviene la modalidad de pago.

Con este chat puedes: hablar en privado con miembros del equipo, crear canales específicos por proyecto a los que solo tengan acceso los integrantes en esa tarea en particular.

Lo más interesante es que es una aplicación todo en uno. Te permite hacer llamadas, reunión del equipo por videollamada, compartir pantalla, y se integra con muchas otras herramientas, como Asana o Google Drive.

 

Herramientas de almacenamiento en la nube

Google Drive

Google Drive es una herramienta de Google que te permite almacenar y compartir en la nube todos los documentos de la empresa con tu equipo o con los colaboradores externos, cuando sea necesario. En cada carpeta puedes seleccionar a quién das acceso y permitirle editar o solo visualizar.

Además del almacenamiento, las aplicaciones de Google Drive (Google Docs, Google Sheet, Google Forms, presentaciones, etc.) también son perfectas para trabajar sobre un mismo documento en equipo, ya que todos los cambios quedan registrados en un historial por lo que es posible saber qué modificaciones se han hecho, quién las ha hecho y en qué fecha.

Cuando se trabaja a distancia (y en equipo) la transparencia de lo que se hace es clave para el buen funcionamiento on line de negocio.

Dropbox

Dropbox es un software gratuito de almacenamiento en la nube con una cantidad limitada de espacio de modo gratuito, si requerimos más espacio hay que pagar (aunque francamente no es un costo elevado).

Puedes usarla para almacenar cualquier tipo de documentos, de manera que el usuario pueda descargarlos directamente.

 

Herramientas de gestión de proyectos

La posibilidad de tener todos tus datos, comunicaciones y pasos de un proyecto (y de todos tus proyectos) en un solo lugar organiza tu vida de una manera increíble, por ello las herramientas de gestión de proyectos son imprescindibles para trabajar como freelance, cuanto más trabajo tienes, será de más utilidad.

Asana

Asana es una herramienta para gestionar las tareas y proyectos de tu negocio. Es fantástico poder hacer un seguimiento de todos los avances, comprobar si hay retrasos o detectar aquello que impide lograr los objetivos, más fantástico aún es no perder de vista ningún avance por algún olvido tuyo.

Además, permite tener conversaciones, asignar tareas a los miembros del equipo (si tienes uno) y notificarles de lo que deben hacer cada día.

 

Herramientas financieras

Las aplicaciones financieras pueden ser de gran utilidad si llevas un emprendimiento o empresa digital, tienen como función el manejo correcto de los movimientos de tu dinero, un control muy preciso de los ingresos y egresos de tu empresa virtual haciendo más fácil estar al día con pagos, impuestos y facturación. Una que ha sido muy eficaz es QuadernoApp.

 

Herramientas de productividad

Toggl

Medir el tiempo de productividad puede ser complejo, sobre todo si nuestro trabajo es modalidad Home Office.

Toggl es justo lo que necesitas, descarga la app y con sus funciones básicas (gratuitas) puedes gozar de un cronómetro que mide el tiempo en cada actividad diaria.

Es la aplicación perfecta para coordinar el tiempo de trabajo con el nivel de productividad que tu empresa requiere en tiempos exactos. Permitiéndote observar si amerita cambios en tu jornada.

Pocket

Seguro que también te ha pasado que mientras estás en un proyecto, encuentras un enlace que podrías usar luego. Con Pocket ya no es necesario hacerle capture o dejar una cantidad de ventanas abiertas . Esta app guarda y permite etiquetar estos enlaces.

 

Herramientas de gestión del calendario

El trabajo freelancer sin duda nos llena de ciertos privilegios como por ejemplo poder tener control de nuestro tiempo y el poder de organizarnos a nuestra manera. Pero en muchos casos también puede no ser tan fácil y se convierte en caos, si no llevamos una agenda.

Google Calendar

Una herramienta gratuita de Google que nos ayuda en esto es Google Calendar. En ella puedes:
Mantener activa tu ubicación y darte aviso con anticipación de tus citas con clientes.
A través de ella puedes compartir notas y presentaciones sin necesidad de enviar un correo electrónico.

Calendly

El cliente no solo tiene la razón, su tiempo y disponibilidad debe estar por encima del tuyo y una buena manera de no fallar a la hora de agendar citas es que sea tu cliente quien lo haga y Calendy es la app que te ayudará en eso, un dato es que se funciona con Slack y el resultado es increíble.

 

Herramientas de administración en redes sociales

Llevar redes sociales aunque no lo parece es un trabajo de precisión y orden, esas dos cualidades te llevan al cliente potencial . Para lograrlo es indispensable apoyarse en herramientas que te ayuden a gestionarlas como Metricool.

Metricool

Es de las más confiables siguiendo metódicamente los parámetros que le pongas a las publicaciones en las redes. Si optas por más detalles para tus análisis, la versión paga es una gran ayuda por que puedes ver todo el reporte en un instante.

En este tutorial puedes conocer a detalle y en español como funciona: https://YouTube.be/TghOZSl7q7c

 

Herramientas de video chat

Skype

Solo necesitas una conexión a Wifi. Skype es fácil de usar desde tu teléfono o PC y las llamadas puedes grabarlas por si necesitas revisar algún detalle.

Zoom

Zoom es una aplicación que se ha convertido en la pionera en cuanto a comunicación actualmente, pasó de ser usada por la comunidad freelancer a ser el primer medio de uso en estos momentos de contingencia a nivel mundial.

Tiene como la mayoría de las apps versión gratuita y paga. Con la primera puedes acceder a una reunión de 40 minutos con un aprox. De 100 usuarios, al cabo del tiempo todos los participantes pueden retomar con el mismo link las veces que gusten, pero quizás sea algo engorroso. La segunda versión el tiempo de reunión es ilimitado al igual que sus asistentes y te permite su uso como webinar.

En ambas puedes grabar las reuniones y también puedes transmitir en tiempo real.

 

En conclusión

Para optimizar tu tiempo y recursos requiere de organización, disciplina y el uso de herramientas que son un apoyo fundamental.

Los resultados que puedes obtener serán enfocados en lo más importante.

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